リモートワークでお客様や取引先と直接顔を合わせず仕事をする機会が増えてきていませんか？
その際に重要なツールとなってくるのは、やはりメールですよね。
1日にやり取りするメールの数が多いから、1つひとつのメール作成や返信に時間をかけたくないのに、
「あれ？こういう時どんな言い回しをするんだっけ…」
「挨拶と結びの文句がなかなか出てこない…」
ということも往々にしてあるのではないでしょうか？
そこで今回は、
日常的によく使う挨拶フレーズやメールのテンプレートをピックアップし、
1記事にまとめました！
この記事は、普段何通ものサポートメールや社外からのメールに対応しているマイスピーカスタマーサービス部が監修したものです＾＾
よく使いそうなフレーズを“定型文”として保存し、
お取引先様や、講師や先輩など目上の方にメールを送るシーン、
メルマガ読者さん宛に個別にメールを送るときなどに是非活用してください♪
今回は、通常のビジネスメールでよく使うフレーズやテンプレートをまとめた「基本 編」と、
時節やシーンごとに使うテンプレートをまとめた「シーン別 編」、大きく2つに分けてご紹介します！
基本 編
書き出しフレーズ
- お世話になります。（一番最初の挨拶時）
- いつもお世話になっております。
- いつも大変お世話になっております。
- いつもご利用ありがとうございます。
- いつもお引き立ていただき誠にありがとうございます。
- 平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
- 日頃より当店（サービス名など）をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
- 平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
- 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
- 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
- 平素は格別のご厚情を賜り、ありがとうございます。
結びフレーズ
- 今後ともよろしくお願いいたします。
- 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
- 今後とも変わらぬご愛顧をいただきたく、宜しくお願い申し上げます。
- 今後とも変わらぬお引き立てをいただきますようお願い申し上げます。
- 今後ともお力添えのほど、宜しくお願い申し上げます。
- 今後ともご指導ご鞭撻のほど、宜しくお願いいたします。
- 今後ともどうぞご支援を賜りますようお願い申し上げます。
- 今後とも、スタッフ一同より一層のサービス向上に努めて参ります。どうぞ宜しくお願い申し上げます。
「幸いです」フレーズ
- 気に入っていただけたら幸いです。
- ご多忙のところ大変恐れ入りますが、ご確認の上ご一報いただければ幸甚です。
- このような素晴らしいお言葉をいただき幸甚に存じます。
- 今後とも変わらぬご愛顧を賜れば幸甚に存じます。
- この度は、弊社サービスをご契約いただき幸甚の至りに存じます。
幸甚＝こうじん と読みます。これは社外の方に使う少々堅い表現ですね。
「幸」は幸せ、幸い、「甚」ははなはだ、大変という意味。つまり幸甚は「非常に嬉しい」「～していただけたらありがたい」の意。
相手に対する希望を述べる時や、相手の厚意に対して感謝を述べる時に使うので、
「～できて幸甚です」といったように自分の行動について幸せという場合には使いません。
ここからは例文（テンプレート）が続きます。
コピペして活用してくださいね。
久しぶりにメールを送る場合の書き出し
本文：
株式会社■■■■
△△△部
○○ 様
●●でございます。
大変ご無沙汰しておりますが、お変わりありませんか？
以前、○○○のセミナーでは大変お世話になりました。
さて、本日ご連絡いたしましたのは～
「ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか？」
「すっかりご無沙汰いたしまして申し訳ございません。」
上記のような表現に変えてもいいですね。
「お久しぶりです」や「しばらくぶりです」は親しい仲の人やくだけた関係の人には
使用してももちろん問題ありませんが、
目上の方や取引先には基本的に「ご無沙汰しております」を使いましょう。
自分が電話に出られなかった場合の返信
電話を受けたときは、まずは折り返せるタイミングで折り返し電話をかけましょう。
下記は、その時相手が電話に出なかった場合に残しておくメールパターンです。
本文：
株式会社■■■■
△△△部
○○ 様
大変お世話になっております。
株式会社■■■■の●●でございます。
先程は打ち合わせ中につき（来客中につき）、お電話お受けできず大変失礼いたしました。
○○ 様からのメールを拝見いたしました。
取り急ぎメールにてご返信させていただきます。
次回のプロジェクトにつきましては～
…
またお時間をみて私からお電話させていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。
電話に出られなかった理由までは必ずしも述べなくて問題ありません。
例えば、「お電話に気が付かず、大変申し訳ございませんでした」でもOKです。
電話とともにメールをもらっている場合は、メールも確認した上で返信していると
いうことがわかるように、用件についての回答を簡潔に書いておくのがいいですね。
相手が電話に出ず、メールを残しておく場合
■ パターン1
件名：イベント出展におけるブースサイズのご希望について（株式会社■■■■）
本文：
株式会社■■■■
△△△部
○○ 様
大変お世話になっております。
株式会社■■■■の●●でございます。
先程の打ち合わせの件でお電話を差し上げましたが、お忙しいようですので
メールにて失礼いたします。
イベント出展におけるブースサイズにつきましては、
下記どちらをご希望でしょうか。
・Aブース 2.7m × 3m 金額：●●●円
・Bブース 5m × 3m 金額：●●●円
来週●日までに制作会社へ発注をかける必要がございますため、
確認のご連絡をさせていただいた次第です。
お手数をおかけいたしますが、
ご確認の上、ご返信いただければ幸いです。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
■ パターン2
件名：Aプロジェクトのご提案プランについて（株式会社■■■■）
本文：
株式会社■■■■
△△△部
○○ 様
大変お世話になっております。
株式会社■■■■の●●でございます。
先程お電話をさせていただきましたが、ご不在のようでしたので、
取り急ぎメールにて失礼いたします。
Aプロジェクトにつきましては、社内での検討の結果、
ご提案いただいたBプランで進めさせていただければと存じます。
詳細につきましては、また折を見てお電話させていただきます。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
行き違いを防ぐため、一度電話したが不在だった旨は冒頭で必ず伝えるようにしましょう。
また、メールでも伝えられる内容の場合は、簡潔にメールにも記載しましょう。
メールで用件のすべてを伝えられない場合も、どんな用件なのかは伝えておくのがベターです。
返事を待ってほしい時
■ パターン1
本文：
株式会社■■■■
△△△部
○○ 様
大変お世話になっております。
株式会社■■■■の●●でございます。
本日は、弊社サービスの事例取材にご同行いただき、
誠にありがとうございました。
お問い合わせをいただいておりました、
創立当初～2020年までの●●●の推移につきましては
すぐにお渡しできる資料がなく、現在、担当部署にて再集計を行っております。
来週あたまにはお渡しできるとのことですが、
それまでお待ちいただくことは可能でしょうか。
すぐにご回答ができず、申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
■ パターン2
本文：
株式会社■■■■
△△△部
○○ 様
大変お世話になっております。
株式会社■■■■の●●でございます。
お問い合わせをいただいております、
弊社サービス「●●●」の●●●における不具合について
ご迷惑をおかけしており、大変申し訳ございません。
現在、原因の調査を進めており、
ご回答に3日程お時間をいただきたく存じます。
調査結果が判明し次第、すぐにご連絡差し上げます。
お時間を頂戴し申し訳ございませんが、
何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
催促メール
■ パターン1
件名：【再送】:Aプロジェクトに関するご提案書について（株式会社■■■■）
本文：
株式会社■■■■
△△△部
○○ 様
大変お世話になっております。
株式会社■■■■の●●でございます。
◯月✕日に、Aプロジェクトに関するご提案書をメールでお送りしておりますが、
その後、ご検討の程いかがでしょうか。
念の為、再送させていただきます。
ご多忙のところ大変恐れ入りますが、
◯月✕日までにご返答をいただけますと幸甚です。
ご検討いただく中でご質問・ご要望等ございましたら、
お気軽にご連絡ください。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
先方に再度連絡する際は、メールを新規作成するのではなく、
1度送っているメールを再送するかたちがよいでしょう。
資料に関しての催促の場合は、念の為再送メールにも添付すると親切です。
■ パターン2
件名：入金のご確認（株式会社■■■■ or サービス名）
本文：
株式会社■■■■
△△△部
○○ 様
大変お世話になっております。
株式会社■■■■の●●でございます。
前月9月の「（サービス名）」ご利用料金につきまして、
9月30日付にて請求書をお送りさせていただきましたが、
◯月✕日現在、ご入金の確認がとれておりません。
何らかの手違いかとは存じますが、状況をご確認の上
◯月✕日までに（or 至急）お支払いをいただきますようお願い申し上げます。
念の為、ご請求内容を再度記載させていただきます。
[お客様番号] ●●●●
[ご利用サービス名] ●●●●
[ご利用月] 2021年9月分
[ご請求金額] ●●●●円（税込）
[お支払い方法] 口座振替
[振込口座情報]
・金融機関名：
・支店名：
・振込口座番号：
・口座名義：
なお、本メールと行き違いにてご入金をいただいた場合は
何卒ご容赦ください。
本件に関するお問い合わせは、下記までお願い申し上げます。
催促メールに支払い等の返答があった場合
本文：
株式会社■■■■
△△△部
○○ 様
大変お世話になっております。
株式会社■■■■の●●でございます。
先日ご連絡いたしました
「（サービス名）」9月分ご利用料金につきまして、
本日確かに拝受いたしました。
早速ご対応いただき、誠にありがとうございます。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
「拝受（はいじゅ）」＝「受け取る」「受領」の謙譲語です。
なかなかそのワードが出てこない時、ありますよね＾＾；
お詫びメール
■ パターン1
件名：【お詫び】ご注文商品の出荷遅れにつきまして
本文：
株式会社■■■■
△△△部
○○ 様
この度は、弊社オンラインショップ「●●●」より、商品をお買い上げいただき
誠にありがとうございます。
[ご注文番号] ●●●●
[商品名] ●●●●
大変申し訳ございませんが、メーカーでの生産遅延のため、
ご注文をいただいた上記商品の発送が3日程遅れる見込みとなっております。
お届け予定日は当初から変更となり、
◯月✕日 ～ ◯月✕日の間となります。
今回、このようなかたちでお客様にご迷惑をおかけしますことを
深くお詫び申し上げます。
商品の発送が完了し次第、メールにてお知らせいたします。
ささやかではありますが、次回購入時にご利用いただけるクーポンを
同梱させていただきます。よろしければご活用くださいませ。
今後このようなことのないよう、管理を徹底してまいります。
どうか今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。
■ パターン2
件名：サーバー不具合のお詫びと対策につきまして
本文：
株式会社■■■■
△△△部
○○ 様
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度は、「（サービス名）」に関するサーバー不具合により
大変ご迷惑をおかけいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
社内で調査いたしました結果、
（トラブルの原因）だったということが判明いたしました。
現在は復旧し、正常に作動しておりますので
恐れ入りますが、対象箇所をご確認いただければと存じます。
今後はこのようなことが二度と起こらないよう、
サーバーの定期点検を徹底し、再発防止に取り組んでまいります。
ご迷惑をおかけいたしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
その他、ご不明な点などございましたら
お気軽にご連絡くださいませ。
引き続き「（サービス名）」をご愛顧いただけましたらと存じます。
宜しくお願い申し上げます。
相手に迷惑をかけてしまった等のお詫びメールに関しては、
まずお詫びをし、言い訳がましくならないよう原因の報告と、
今後の対策まで記載できるとよいでしょう。
【番外編】「取り急ぎ御礼まで。」問題
長年ビジネスメールに触れていると、
「取り急ぎ～まで。」というフレーズを多用している方を見かけますね。
その中で、「取り急ぎ御礼まで。」という結びのフレーズもよく見かけます。
私自身はそのフレーズでメールを受けたとしても特段気にしないのですが、
中には「お礼は取り急ぎで伝えるものではないだろ！」と思われる方もいらっしゃいます。
ですから、最後にお礼の言葉で結びたい時は、
- 略儀ながら、まずはメールにて御礼申し上げます。
- まずはメールにて御礼申し上げます。
こういった丁寧な言い回しを使うように意識するのがよさそうです。
「取り急ぎご報告まで」といったフレーズも、
- まずはご報告のみで失礼いたします。
のほうが丁寧さが伝わりますね。
シーン別編
会社創立記念のお祝い
件名：創立●周年おめでとうございます
本文：
株式会社■■■■
△△△部
○○ 様
平素よりお世話になっております。
株式会社■■■■の●●でございます。
この度は、貴社創立●周年を迎えられたとのこと、
心よりお祝い申し上げます。
本日こうして●周年をお迎えになられたのも、
ひとえに○○社長をはじめ社員の皆様方の日々のご研鑽の賜物と拝察いたしております。
弊社としましても、引き続き貴社にご協力させていただきたく存じますので、
いつでもお声がけをいただければと思います。
これからも、さらなるご繁昌とご発展をお祈りいたします。
後日貴社に伺った際には改めてご挨拶をさせていただきますが、
まずは略儀ながらメールにてご祝辞申し上げます。
退職される方への返信
本文：
株式会社■■■■
△△△部
○○ 様
平素よりお世話になっております。
株式会社■■■■の●●でございます。
この度は、お忙しい中ご丁寧なご挨拶をいただき
誠にありがとうございます。
ご退職されるとのこと、大変驚いております。
○○ 様にはこれまで大変お世話になりました。
特にBプロジェクトでお力添えいただいた際は、
直前にご無理を聞いていただいたことも多く、感謝してもしきれない思いです。
また一緒にお仕事をさせて頂ける機会がございましたら、
お気軽にお声がけ頂けますと幸いです。
新天地でのより一層のご活躍をお祈り申し上げます。
どうかお身体にはお気をつけくださいませ。
年末の挨拶
件名：年末年始のお知らせ
本文：
株式会社■■■■
△△△部
○○ 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社■■■■の●●です。
早いもので本年も残すところあと僅かとなりました。
○○ 様には1年間大変お世話になり、心より感謝申し上げます。
なお、弊社の年末年始の休業期間は、下記の通りでございます。
年末年始休業期間：2021年12月✕日（〇）～ 2022年1月✕日（〇）
寒さが一段と厳しくなってきましたので、くれぐれもご自愛くださいませ。
来年も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願いいたします。
年始の挨拶
■ パターン1（取引先へメールを送る場合の例）
件名：新年のご挨拶
本文：
謹んで新春のお慶びを申し上げます。
旧年中は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
本年もさらに一層のサービス向上に努め、皆様に価値のあるサービスをご提供できるよう、
業務に励みたいと思います。
どうぞ、今年も変わらぬご指導ご鞭撻のほど
何卒よろしくお願い申し上げます。
なお、弊社は1月◯日（✕）より平常どおりの営業とさせていただきます。
皆様のご健勝とご多幸をお祈り申し上げます。
■ パターン2（公式HPに掲載する場合の例）
件名：新年のご挨拶
本文：
あけましておめでとうございます。
旧年中は当サービスをご利用いただき誠にありがとうございました。
2022年は「◯◯◯◯」をモットーに、社員一同より一層尽力して参ります。
本年も変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。
令和四年 元旦
■ パターン3（メルマガ等に掲載する場合の例）
件名：新年のご挨拶
本文：
あけましておめでとうございます。
◯◯さんには、旧年中大変お世話になりました。
年が明け、より一層寒さが厳しく感じられる今日このごろですが、
◯◯さんは健やかにお過ごしでしょうか？
2022年も引き続き、役立つ情報をお届けしてまいります！
どうぞ引き続き、
ご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
年始の挨拶については、年賀状をやめてメール配信での挨拶のみにとどめる企業も増えてきましたね。
「謹んで新春のお慶びを申し上げます。」のフレーズは、
新春を「初春」や「新年」にしても良いでしょう。
さいごに
いかがでしたか？
今回は、日常的によく使うフレーズやテンプレートをピックアップして一挙にまとめてみました。
あくまでも例文ですから、宛先や自分の名前などダミーの部分を引用したままで送ってしまわないように気をつけてくださいね。
皆様の作業やお仕事の効率UPに少しでも貢献できれば幸いです＾＾
マイスピーはインターネットビジネスを行う上で必要な機能が揃った
オールインワンシステムですが、なかでもメール配信機能に定評があります。
例えば、最後に例文をご紹介した年賀メール。
元旦に予約配信設定することができるので、休暇中であっても読者全員に一括配信することが可能です。
HTMLメールで作成することでメール本文内に画像を挿入することもできるので、視覚的にも効果のある年賀メールを作成することができますよ。
また、マイスピーの「置き換え文字」機能を使うことでメルマガの中に読者さんのお名前などを入れることができるので、メルマガをパーソナライズ化でき反応率も上がります。
この記事にまとめた挨拶フレーズや例文についても、よく使うテンプレートとして保存しておき、使いたい時にメール本文に貼り付けられる「定型文」機能もあります。
マイスピーに備わっている機能は上記にとどまりません！
メール配信をはじめとした様々な機能をもっと知りたい方は、下記をチェックしてくださいね＾＾
